Información

Oficina de Archivo Administrativo

La Oficina de Archivo Administrativo, garantiza la recopilación, organizacion, clasificación, conservación, preservación y resguardo del patrimonio documental  contenido en  los archivos  de gestión de las áreas organizativas, generados en su quehacer administrativo, así como suministrar estos al personal autorizado y/o áreas que los generó, velando por el cumplimiento de normas y procedimientos establecidos, a fin de contribuir a la transferencia en aspectos administrativos de la gestión institucional.

Funciones

Coordinar la recepción de los documentos correspondientes a los archivos de gestión de las diferentes áreas organizativas, conforme normas y procedimientos de transferencia documental.

Coordinar y supervisar el procedimiento técnico de la documentación contenida en los archivos de gestión de las unidades administrativas y documentación soporte de las operaciones contables y financieras de la institucíón, mediante la elaboración de índices descriptivos que permitan su control y fácil recuperación.

Coordinar y supervisar el ingreso al sistema automatizado de la información base y los índices descriptivos de los documentos que conforman el Archivo Administrativo, mediante el registro, inventario, catalogación y disposición de los mismos.

Oficina de Archivo Finaciero

La unidad de Archivo Financiero, garantiza el procesamiento técnico, conservación, preservación y resguardo del patrimonio documental relativo a las operaciones contables y financieras de la Asamblea Nacional, así como suministrar dicha documentación a las instancias autorizadas, conforme normas y procedimientos financieros de la institución.

Funciones

Realizar el procesamiento técnico relacionado a la clasificación, enumeración, organización, foliado y etiquetado de los documentos soporte de las operaciones contables y financieras, provenientes de la División de Finanzas, de acuerdo a procedimientos archivísticos.

Incorporar los índices descriptivos e información base al sistema automatizado de Archivo Financiero, sobre la documentación soporte de las operaciones contables y financieras, a fin de facilitar su búsqueda y localización posterior.

Atender solicitudes de préstamo y reproducción de documentos soporte de las operaciones contables y financieras de la institución a personal de Auditoría Interna, Contraloría General de la República, Firmas Auditoras y personal autorizado,conforme procedimientos establecidos.

Determinar la desafectación de la documentación y proceder al descarte e incineración de los documentos que han prescrito, de acuerdo a normas de control interno, procedimientos establecidos y autorización de la instancia superior, conforme a la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Velar por el mantenimiento adecuado y climatización de las instalaciones física del archivo, a fin de contribuir al resguardo y conservación de la documentación ante cualquier contingencia por el tiempo mínimo que señalan las dispocisiones legales en la materia.